Checklist de préparation de l'assemblée générale de copropriété

Checklist de préparation d'assemblée générale

Date : ______________ Réalisé par : ____________________

Plusieurs semaines avant : fixer le cadre

Retenir une date, un horaire et un lieu accessibles à la majorité des copropriétaires.
Vérifier dans le règlement de copropriété les règles propres à la convocation et aux votes.
Demander par écrit aux copropriétaires les questions qu'ils souhaitent voir inscrites à l'ordre du jour.
Recenser les points obligatoires : approbation des comptes, budget prévisionnel, mandat du syndic.
Lister les travaux envisagés et réunir les devis correspondants.
Arrêter les comptes de l'exercice écoulé et préparer l'état des impayés.
Contrôler que la liste des copropriétaires, de leurs lots et de leurs tantièmes est à jour.
Prévoir la désignation d'un président de séance et d'un secrétaire.

Rédiger l'ordre du jour et la convocation

Formuler chaque question de manière précise, avec la décision soumise au vote.
Indiquer pour chaque résolution le mode de vote envisagé, à vérifier selon les textes en vigueur.
Joindre les comptes de l'exercice, le budget prévisionnel et les devis relatifs aux travaux.
Joindre un formulaire de pouvoir pour les copropriétaires absents.
Mentionner la date, l'heure, le lieu et les modalités de participation à distance si elles sont prévues.
Vérifier le délai à respecter entre l'envoi de la convocation et la date de séance.
Envoyer la convocation par un moyen qui permet de prouver la date de réception.
Conserver la preuve d'envoi pour chaque copropriétaire.

La semaine précédant la séance

Préparer la feuille de présence avec le nom, le lot et les tantièmes de chaque copropriétaire.
Rassembler les pouvoirs reçus et vérifier qu'ils sont datés et signés.
Préparer un exemplaire papier de chaque pièce jointe à la convocation.
Anticiper les questions probables sur les comptes et sur les devis.
Vérifier le matériel : salle, chaises, feuilles de vote, calculatrice pour les majorités.
Relancer les copropriétaires qui n'ont ni confirmé leur venue ni envoyé de pouvoir.

Pendant la séance

Faire signer la feuille de présence à l'arrivée et enregistrer les pouvoirs.
Faire désigner le président de séance, le secrétaire et, le cas échéant, les scrutateurs.
Calculer les tantièmes présents et représentés avant le premier vote.
Traiter les résolutions dans l'ordre de la convocation, sans en ajouter de nouvelles.
Pour chaque vote, noter les tantièmes pour, contre et abstention, et le nom des opposants.
Annoncer clairement le résultat de chaque résolution avant de passer à la suivante.
Consigner les interventions utiles au compte rendu sans retranscrire les débats mot à mot.
Faire signer la feuille de présence par les copropriétaires qui quittent la séance avant la fin.

Après la séance : procès-verbal et suites

Rédiger le procès-verbal dès la fin de la séance, pendant que les échanges sont encore frais.
Faire signer le procès-verbal par le président, le secrétaire et les scrutateurs.
Notifier le procès-verbal aux copropriétaires, en priorité à ceux qui ont voté contre ou étaient absents.
Noter la date de notification pour suivre le délai de contestation, à vérifier selon les textes en vigueur.
Mettre à jour le registre des procès-verbaux et le dossier de la copropriété.
Lancer les décisions votées : signature des devis, nouveaux appels de fonds, changement de contrats.
Informer les copropriétaires du calendrier des travaux et des prochaines échéances.

Comment utiliser ce modèle

À remplir une fois par an, à l'approche de l'assemblée générale ordinaire, et à chaque assemblée extraordinaire.
Le syndic bénévole tient la checklist ; le conseil syndical, s'il existe, peut la relire avant l'envoi de la convocation.
Conserver la checklist remplie avec la convocation, la feuille de présence et le procès-verbal de l'assemblée concernée.
Les délais de convocation, de notification et de contestation évoluent : les vérifier chaque année selon les textes en vigueur.

Questions sur ce modèle

Combien de temps avant l'assemblée faut-il commencer la préparation ?

Le plus confortable est de commencer six à huit semaines avant la date envisagée : cela laisse le temps de collecter les questions des copropriétaires, d'arrêter les comptes, de réunir les devis et de respecter le délai d'envoi de la convocation.

Peut-on ajouter une question à l'ordre du jour pendant la séance ?

Non, en règle générale : seules les questions inscrites à l'ordre du jour de la convocation peuvent faire l'objet d'un vote. Une question soulevée en séance peut être discutée, puis reportée à une assemblée ultérieure.

Que se passe-t-il si peu de copropriétaires sont présents ?

Chaque résolution est votée selon la majorité qui lui est propre, calculée en tantièmes. Si la majorité requise n'est pas atteinte, la résolution est rejetée ou, dans certains cas, remise au vote selon des règles à vérifier dans les textes en vigueur.

Cette checklist suffit-elle pour tenir l'assemblée sans logiciel ?

Oui, pour une petite copropriété elle constitue un fil conducteur complet. Un outil comme CoproKit aide surtout à produire la convocation, le calcul des majorités et le procès-verbal à partir des mêmes données, mais la méthode reste la même sur papier.

Quelles étapes suivre pour préparer et tenir l'assemblée générale d'une petite copropriété ?