Préparer l'assemblée générale de copropriété
L'assemblée générale est le moment fort de la copropriété. Convocation, ordre du jour, votes, procès-verbal : comment bien la préparer.
Préparer l'assemblée générale suppose d'envoyer la convocation à chaque copropriétaire dans les formes et les délais, avec un ordre du jour complet: approbation des comptes, budget prévisionnel, travaux, questions inscrites. Seules les questions à l'ordre du jour peuvent être votées. Le procès-verbal consigne ensuite les décisions et fait foi.
L'assemblée générale est le moment où la copropriété décide : budget, travaux, orientations. Bien la préparer est essentiel pour qu'elle se déroule sereinement et que les décisions soient valables. Une assemblée improvisée s'enlise et se conteste.
La convocation
Tout part de la convocation, envoyée à chaque copropriétaire dans les formes et les délais. Elle annonce la date, le lieu et l'ordre du jour. Une convocation irrégulière peut fragiliser les décisions prises : la rigueur s'impose.
L'ordre du jour
- l'approbation des comptes de l'exercice ;
- le vote du budget prévisionnel ;
- les travaux et décisions à soumettre ;
- les questions inscrites par les copropriétaires.
Seules les questions inscrites à l'ordre du jour peuvent être valablement votées. Un ordre du jour complet et clair évite les débordements et sécurise les décisions.
Votes et procès-verbal
Chaque décision se vote selon les règles applicables, en tenant compte des tantièmes. Le procès-verbal consigne les décisions et les votes. Ce document, conservé et diffusé, fait foi et protège la copropriété en cas de désaccord ultérieur.
Un calendrier de préparation
Une assemblée se prépare plusieurs semaines à l'avance. Il faut d'abord arrêter les comptes de l'exercice et bâtir le budget suivant, puis recueillir les questions que les copropriétaires souhaitent inscrire, réunir les devis à soumettre, et enfin rédiger la convocation. Respecter le délai d'envoi prévu par les textes en vigueur est indispensable : mieux vaut vérifier ce délai chaque année plutôt que de le supposer.
Les pièces à joindre ou à tenir à disposition
- les comptes de l'exercice et le projet de budget ;
- les devis pour les travaux proposés au vote ;
- les contrats à renouveler ;
- un formulaire de pouvoir pour les absents.
Prévoir une feuille de présence, la liste des tantièmes de chaque lot et un modèle de procès-verbal prêt à remplir. Désigner un président de séance et un secrétaire dès l'ouverture fluidifie le déroulement.
Après l'assemblée
Le procès-verbal rejoint les documents de la copropriété. Une assemblée réussie s'appuie sur des comptes clairs, préparés en amont.
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Ouvrir l'outil gratuitQuestions fréquentes
Que doit contenir l'ordre du jour d'une assemblée de copropriété ?
Pourquoi le procès-verbal d'assemblée est-il important ?
Une assemblée bien préparée
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