Glossaire : 35 termes expliqués

Appel de fonds: Demande de paiement adressée par le syndic à chaque copropriétaire pour financer les dépenses de la copropriété. Il découle du budget prévisionnel voté en assemblée, fractionné selon la fréquence retenue, souvent trimestrielle, et réparti entre les lots selon leurs tantièmes. Un appel lisible indique la période, le montant total appelé, la quote-part du lot, la date limite et le mode de règlement. Le numéroter et en garder une copie permet de justifier plus tard toute somme réclamée. Le calculateur d'appel de fonds chiffre le montant par lot avant l'envoi.
Voir aussi : Les appels de fonds : émettre et suivre, Calculateur d'appel de fonds par tantièmes.
Approbation des comptes: Vote par lequel l'assemblée générale valide les comptes de l'exercice écoulé présentés par le syndic : dépenses réalisées, appels encaissés, solde de trésorerie, répartition par lot. Pour un syndic bénévole, c'est le moment où sa gestion est examinée par l'ensemble des copropriétaires. Préparer des comptes clairs, rapprochés du relevé bancaire et comparés au budget voté, facilite ce vote et évite les questions restées sans réponse en séance. Un refus d'approbation ne signifie pas forcément une faute, mais il impose de reprendre les points contestés avant la prochaine assemblée.
Voir aussi : Préparer l'assemblée générale de copropriété.
Assemblée générale: Réunion de tous les copropriétaires au cours de laquelle se prennent les décisions de la copropriété : approbation des comptes, vote du budget, élection du syndic, travaux, contrats. Elle se tient au moins une fois par an, sur convocation du syndic, avec un ordre du jour précis. Chaque résolution est votée selon la majorité qui lui est applicable et consignée dans un procès-verbal. Pour un syndic bénévole, sa préparation représente la charge la plus lourde de l'année, mais une assemblée bien préparée fait gagner des mois de sérénité. L'article Préparer l'assemblée générale en détaille le calendrier.
Voir aussi : Préparer l'assemblée générale de copropriété.
Budget prévisionnel: Estimation des dépenses courantes de la copropriété pour l'exercice à venir : assurance, entretien des parties communes, contrats de maintenance, énergie des communs, petites réparations, frais de gestion. Il est préparé par le syndic, souvent avec le conseil syndical, et voté en assemblée générale. Une fois adopté, il sert de base aux appels de fonds de l'exercice. Un budget construit à partir des dépenses réelles des exercices précédents, avec une marge pour les imprévus, évite les appels exceptionnels en cours d'année et les écarts difficiles à expliquer lors de l'approbation des comptes.
Voir aussi : Les appels de fonds : émettre et suivre.
Carnet d'entretien: Document qui retrace l'histoire technique de l'immeuble : contrats de maintenance en cours, travaux réalisés avec leur date et l'entreprise intervenue, équipements et leurs dernières vérifications, références des assurances. Il est tenu par le syndic et consultable par les copropriétaires. Mis à jour à chaque facture de travaux ou de maintenance, il demande quelques minutes ; reconstitué après des années d'oubli, il demande des semaines. C'est aussi une pièce précieuse pour un acquéreur et pour le successeur du syndic. L'article Le carnet d'entretien et les documents en dresse le contenu.
Voir aussi : Le carnet d'entretien et les documents de la copropriété.
Charges courantes: Dépenses régulières nécessaires au fonctionnement et à l'entretien de l'immeuble : nettoyage, assurance, électricité des parties communes, contrats d'entretien, petites réparations, frais administratifs. Elles sont couvertes par le budget prévisionnel et financées par les appels de fonds périodiques. Elles se distinguent des dépenses exceptionnelles, comme des travaux importants, qui font l'objet d'un vote spécifique et d'un financement à part. En fin d'exercice, les charges courantes réellement dépensées sont comparées aux provisions appelées, ce qui donne lieu à la régularisation des charges pour chaque lot.
Voir aussi : Répartir les charges par tantièmes.
Charges spéciales: Charges liées à un équipement ou à un service dont tous les lots ne profitent pas de la même manière : ascenseur, chauffage collectif, escalier desservant un seul bâtiment, local commun réservé à certains lots. Elles ne suivent pas les tantièmes généraux mais une clé de répartition propre, définie dans le règlement de copropriété, qui tient compte de l'utilité de l'équipement pour chaque lot. Un rez-de-chaussée sans accès à l'ascenseur, par exemple, peut en être exonéré. Affecter chaque facture à la bonne clé au moment de l'enregistrer évite les contestations lors de la régularisation.
Voir aussi : Répartir les charges par tantièmes.
Clé de répartition: Règle qui détermine comment une dépense se partage entre les lots. La clé la plus courante est celle des tantièmes généraux, utilisée pour les charges communes. D'autres clés existent pour les charges spéciales : tantièmes d'ascenseur, de chauffage, de bâtiment. Toutes figurent dans le règlement de copropriété ou l'état descriptif de division. Avant son premier exercice, un syndic bénévole a intérêt à lister l'ensemble des clés et à vérifier que le total des tantièmes de chaque clé correspond bien à celui du règlement. L'article Répartir les charges par tantièmes détaille leur application.
Voir aussi : Répartir les charges par tantièmes.
Conseil syndical: Groupe de copropriétaires élus par l'assemblée générale pour assister et contrôler le syndic. Il relit les comptes, donne son avis sur le budget et les devis, et sert de relais entre le syndic et les autres copropriétaires. Dans une petite copropriété gérée par un bénévole, il joue un rôle encore plus précieux : il partage les décisions, évite que le syndic ne reste seul face aux questions délicates et facilite la passation. Même réduit à deux personnes, un conseil syndical actif change la manière dont la gestion est perçue par l'ensemble de l'immeuble.
Voir aussi : Syndic bénévole : rôle et responsabilités.
Convocation: Courrier par lequel le syndic invite les copropriétaires à l'assemblée générale. Elle précise la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour, et joint les documents nécessaires au vote : comptes, budget, devis, projets de résolution. Elle doit être envoyée dans le délai et selon le mode prévus par les textes en vigueur, à vérifier avant chaque assemblée. Une convocation incomplète ou tardive fragilise les décisions prises. Pour un syndic bénévole, la rédiger avec le conseil syndical permet de formuler des résolutions claires et de ne rien oublier à l'ordre du jour.
Voir aussi : Préparer l'assemblée générale de copropriété.
Copropriétaire: Personne, physique ou morale, propriétaire d'un ou plusieurs lots dans l'immeuble. Chaque copropriétaire détient une part des parties communes, exprimée en tantièmes, participe aux charges à hauteur de cette part et vote en assemblée générale avec le même poids. Il peut se faire représenter par un pouvoir et a accès aux documents de la copropriété qui le concernent. Tenir à jour la liste des copropriétaires, avec leurs coordonnées et la date des changements de propriétaire, est l'une des premières tâches du syndic, car elle conditionne les appels de fonds, les convocations et les régularisations.
Voir aussi : Communiquer avec les copropriétaires.
Devis comparatif: Ensemble de propositions chiffrées demandées à plusieurs entreprises pour une même prestation, afin de permettre un choix éclairé par le conseil syndical et l'assemblée. Pour être comparables, les devis doivent répondre à une description identique du besoin : nature des travaux, matériaux, délai, garanties, gestion des déchets. Un syndic bénévole gagne à rédiger cette description avant de consulter, même en quelques lignes. Pour des travaux importants, l'appui ponctuel d'un architecte ou d'un bureau d'études sécurise la comparaison. L'article Gérer les travaux et les devis propose une trame.
Voir aussi : Gérer les travaux et les devis.
État descriptif de division: Document qui identifie chaque lot de la copropriété par un numéro, le décrit (appartement, cave, parking, local) et lui attribue sa quote-part de parties communes, exprimée en tantièmes. Il est établi lors de la mise en copropriété et modifié en cas de division ou de réunion de lots. Souvent intégré au règlement de copropriété, il constitue la référence pour toute répartition. Un syndic bénévole doit en avoir une copie à jour et vérifier, en cas de doute sur les tantièmes d'un lot, que les chiffres qu'il utilise sont bien ceux qui y figurent.
Voir aussi : Répartir les charges par tantièmes.
Exercice comptable: Période, généralement de douze mois, sur laquelle sont établis le budget, les appels de fonds et les comptes de la copropriété. Ses dates sont fixées par le règlement ou par décision d'assemblée et ne coïncident pas toujours avec l'année civile. Chaque exercice se clôt par un arrêté des comptes, une régularisation des charges par lot et une présentation à l'assemblée pour approbation. Organiser les archives par exercice, avec appels, relevés, factures et rapprochements, simplifie la préparation de l'assemblée et la passation à un successeur.
Voir aussi : Tenir la trésorerie de la copropriété.
Feuille de présence: Liste établie au début de l'assemblée générale qui recense les copropriétaires présents, ceux représentés par un pouvoir et, par différence, les absents, avec les tantièmes de chacun. Elle est signée par les participants et annexée au procès-verbal. Elle permet de calculer, pour chaque résolution, si la majorité requise est atteinte. Préparer la feuille à l'avance, avec la liste à jour des copropriétaires et leurs tantièmes, évite de perdre du temps en début de séance et sécurise le décompte des votes.
Voir aussi : Préparer l'assemblée générale de copropriété.
Fonds de travaux: Réserve financière constituée par des cotisations régulières des copropriétaires, en plus des charges courantes, pour financer les travaux futurs de l'immeuble. Son existence, son taux minimal et ses conditions d'utilisation dépendent de la situation de la copropriété et des textes en vigueur, à vérifier pour votre immeuble. Une réserve même modeste change la nature des discussions en assemblée le jour où la toiture, la façade ou la chaudière exige une intervention lourde. Les sommes versées restent attachées au lot et suivent en principe le bien en cas de vente.
Voir aussi : Gérer les travaux et les devis, Calculateur d'appel de fonds par tantièmes.
Impayé: Appel de fonds non réglé à la date limite par un copropriétaire. Dans une petite copropriété, un seul lot en retard sur deux appels consécutifs peut suffire à retarder le paiement d'une facture. Le syndic doit repérer l'impayé rapidement, relancer avec méthode et en mesurer l'effet sur la trésorerie. Si le retard s'installe, les recours prévus par les textes se préparent avec le conseil syndical, éventuellement avec l'aide d'un professionnel du droit. Le simulateur de trésorerie et d'impayés aide à évaluer combien de mois la copropriété peut tenir.
Voir aussi : Tenir la trésorerie de la copropriété, Simulateur de trésorerie et d'impayés.
Lot: Unité de propriété dans l'immeuble, composée d'une partie privative (appartement, cave, parking, local commercial) et d'une quote-part de parties communes exprimée en tantièmes. Chaque lot est identifié par un numéro dans l'état descriptif de division. Un copropriétaire peut détenir plusieurs lots, par exemple un appartement et une cave, chacun avec ses tantièmes propres. La liste des lots, avec leurs tantièmes pour chaque clé de répartition et leur propriétaire actuel, constitue la base de toute la gestion : appels de fonds, répartition des charges, convocations et décompte des votes.
Voir aussi : Répartir les charges par tantièmes.
Majorité de vote: Règle qui fixe le nombre de voix nécessaire pour adopter une résolution en assemblée générale. Elle varie selon la nature de la décision : les actes de gestion courante requièrent une majorité plus accessible que les travaux importants ou les modifications du règlement. Les voix se comptent en tantièmes et non par tête. Le syndic doit indiquer, pour chaque résolution de l'ordre du jour, la majorité applicable selon les textes en vigueur, et vérifier en séance qu'elle est atteinte. Une erreur de majorité expose la décision à une contestation.
Voir aussi : Préparer l'assemblée générale de copropriété.
Ordre du jour: Liste des questions soumises au vote de l'assemblée générale, jointe à la convocation. Seuls les points qui y figurent peuvent faire l'objet d'une décision valable. Il comprend les points obligatoires (approbation des comptes, budget, mandat du syndic) et les sujets propres à l'année : travaux, contrats, questions posées par les copropriétaires. Chaque point est rédigé sous forme de résolution claire, avec le montant, l'entreprise et le financement quand il s'agit de travaux. Le préparer avec le conseil syndical deux ou trois mois avant l'assemblée évite les oublis et les formulations ambiguës.
Voir aussi : Préparer l'assemblée générale de copropriété.
Parties communes: Éléments de l'immeuble qui appartiennent à l'ensemble des copropriétaires : sol, toiture, façades, cages d'escalier, ascenseur, canalisations principales, espaces verts, locaux techniques. Leur entretien et leurs réparations sont financés par les charges réparties selon les tantièmes. Le règlement de copropriété précise ce qui est commun et ce qui est privatif, ainsi que les parties communes à usage réservé, comme une terrasse accessible à un seul lot. Pour le syndic, la frontière entre commun et privatif détermine qui paie une réparation et qui décide des travaux.
Voir aussi : Le carnet d'entretien et les documents de la copropriété.
Passation: Transmission de la gestion d'un syndic à son successeur, bénévole ou professionnel. Elle comprend la remise des archives, des comptes, des contrats en cours, de la liste des copropriétaires et des lots, des accès au compte bancaire et de l'historique des appels et des règlements. Une passation se prépare tout au long du mandat : comptes tenus au fil de l'eau, documents classés par exercice et par chantier, informations centralisées plutôt que dispersées dans les mails d'une seule personne. Le test le plus simple consiste à se demander si quelqu'un pourrait reprendre la copropriété demain avec ce que vous laissez.
Voir aussi : Syndic bénévole : rôle et responsabilités.
Pouvoir (procuration): Document par lequel un copropriétaire absent à l'assemblée générale mandate une autre personne pour voter en son nom. Le mandataire peut être un autre copropriétaire ou un tiers, dans les limites fixées par les textes en vigueur, notamment quant au nombre de pouvoirs qu'une même personne peut détenir. Les pouvoirs sont vérifiés en début de séance et reportés sur la feuille de présence, où ils comptent pour les tantièmes du mandant. Joindre un modèle de pouvoir à la convocation facilite la participation et limite les assemblées qui n'atteignent pas les majorités requises.
Voir aussi : Préparer l'assemblée générale de copropriété.
Procès-verbal: Compte rendu officiel de l'assemblée générale, rédigé par le secrétaire de séance et signé par le président, le secrétaire et, le cas échéant, les scrutateurs. Il reprend chaque résolution avec le résultat du vote en tantièmes et, pour les résolutions adoptées ou rejetées avec opposants, le nom des copropriétaires concernés. Il fait foi des décisions prises et sert de base à leur exécution et à d'éventuelles contestations. Le syndic le notifie aux copropriétaires concernés selon les modalités en vigueur et le conserve dans les archives avec la feuille de présence et les pouvoirs.
Voir aussi : Préparer l'assemblée générale de copropriété.
Quote-part: Part d'une dépense ou d'un appel de fonds qui revient à un lot donné. Elle se calcule en multipliant le montant total par les tantièmes du lot, divisés par le total des tantièmes de la clé de répartition concernée. Un lot de 125 tantièmes sur 1 000 supporte ainsi 12,5 pour cent d'une charge générale. La même logique s'applique aux charges spéciales avec leurs propres tantièmes. Chaque appel de fonds et chaque régularisation indiquent la quote-part du lot, ce qui permet au copropriétaire de vérifier le calcul à partir de son règlement.
Voir aussi : Calculateur d'appel de fonds par tantièmes.
Rapprochement bancaire: Vérification, ligne par ligne, que les mouvements du relevé du compte de la copropriété correspondent aux opérations enregistrées par le syndic : appels réglés, factures payées, frais bancaires. Un écart signale un règlement non identifié, une facture oubliée ou une erreur de saisie. Réalisé chaque mois, le rapprochement prend peu de temps et garantit que le solde utilisé pour décider est le bon. C'est aussi la pièce que le conseil syndical relit le plus volontiers, car elle rend la trésorerie vérifiable sans compétence comptable. L'article Tenir la trésorerie l'intègre à une routine mensuelle.
Voir aussi : Tenir la trésorerie de la copropriété.
Règlement de copropriété: Document fondateur de la copropriété qui fixe les règles de vie de l'immeuble : destination des lots, usage des parties communes et privatives, clés de répartition des charges, modalités de fonctionnement de l'assemblée et du syndic. Il s'impose à tous les copropriétaires et à leurs locataires. Pour un syndic bénévole, c'est le premier document à lire en détail, car il répond à la plupart des questions concrètes de gestion : quelle clé appliquer à une facture, qui décide d'un aménagement, quelles obligations en matière d'entretien. Toute modification requiert un vote en assemblée à la majorité applicable.
Voir aussi : Le carnet d'entretien et les documents de la copropriété.
Régularisation des charges: Opération de fin d'exercice qui compare, pour chaque lot, les provisions appelées au cours de l'année aux charges réellement dépensées, réparties selon les clés applicables. Si le lot a versé plus que sa part réelle, le trop-perçu lui est restitué ou reporté ; s'il a versé moins, un complément lui est appelé. La régularisation est présentée à l'assemblée avec les comptes de l'exercice et fait l'objet d'un décompte individuel envoyé à chaque copropriétaire. Un enregistrement rigoureux des factures par clé tout au long de l'année rend cette étape simple et incontestable.
Voir aussi : Répartir les charges par tantièmes.
Relance: Démarche du syndic auprès d'un copropriétaire qui n'a pas réglé un appel de fonds à l'échéance. Une relance efficace est rapide, courtoise et datée : un premier rappel dans les jours qui suivent l'échéance, puis un second plus formel si rien ne bouge, chacun noté dans le suivi des règlements. Cette trace écrite devient utile si la situation s'enlise et qu'un recours doit être envisagé. Relancer régulièrement, sans attendre que plusieurs appels s'accumulent, protège la trésorerie de l'ensemble de la copropriété et évite de laisser un voisin s'enfoncer dans une dette difficile à rattraper.
Voir aussi : Les appels de fonds : émettre et suivre.
Résolution: Proposition soumise au vote de l'assemblée générale, formulée de manière à pouvoir être adoptée ou rejetée telle quelle. Une résolution complète précise l'objet, le montant, l'entreprise retenue le cas échéant, le mode de financement et la clé de répartition. Une formulation vague produit des votes contestés et des décisions inapplicables. Chaque résolution est votée séparément, selon la majorité qui lui est propre, et son résultat est consigné au procès-verbal avec les tantièmes pour, contre et abstentions. Les rédiger avec le conseil syndical avant l'envoi de la convocation est une habitude qui paie.
Voir aussi : Préparer l'assemblée générale de copropriété.
Syndicat des copropriétaires: Collectivité formée automatiquement par l'ensemble des copropriétaires d'un immeuble. C'est elle, et non le syndic, qui est propriétaire des parties communes, qui contracte avec les entreprises et les assureurs, qui détient le compte bancaire et qui peut agir en justice. Le syndic n'en est que le représentant et l'exécutant, mandaté par l'assemblée générale. Cette distinction compte au quotidien : les contrats et les factures sont au nom du syndicat, et le syndic bénévole agit toujours pour son compte, jamais en son nom propre.
Voir aussi : Syndic bénévole : rôle et responsabilités.
Syndic bénévole: Copropriétaire élu par l'assemblée générale pour exercer les fonctions de syndic sans en faire son métier, le plus souvent sans rémunération, parfois avec un remboursement de frais ou une indemnité décidée par l'assemblée. Il assume les mêmes missions qu'un professionnel : appels de fonds, comptes, répartition des charges, assemblée, archives, contrats et travaux. Cette formule convient surtout aux petites copropriétés, où le volume reste gérable pour une personne organisée et soutenue par un conseil syndical. L'article Syndic bénévole : rôle et responsabilités détaille ce que la fonction engage.
Voir aussi : Syndic bénévole : rôle et responsabilités, Comparateur syndic bénévole ou professionnel.
Syndic professionnel: Entreprise ou personne exerçant la gestion de copropriétés à titre professionnel, rémunérée par des honoraires votés en assemblée, auxquels s'ajoutent souvent des prestations facturées à part. Elle apporte l'expérience, la disponibilité et la couverture d'assurance d'un métier organisé, au prix d'un coût plus élevé et d'une moindre proximité avec l'immeuble. Le choix entre syndic professionnel et bénévole dépend de la taille de la copropriété, de ses équipements, des travaux à venir et de la disponibilité d'un copropriétaire motivé. Le comparateur syndic bénévole ou professionnel chiffre l'écart annuel.
Voir aussi : Syndic bénévole ou professionnel : bien choisir, Comparateur syndic bénévole ou professionnel.
Tantièmes: Unités qui expriment la part de chaque lot dans les parties communes et, par conséquent, dans les charges et les votes. Le total de la copropriété est souvent de 1 000 ou 10 000, mais le règlement peut en fixer un autre. Un lot de 125 tantièmes sur 1 000 supporte 12,5 pour cent des charges générales et pèse du même poids en assemblée. Il peut exister plusieurs jeux de tantièmes dans le même immeuble, un par clé de répartition : généraux, ascenseur, chauffage, bâtiment. Ils figurent dans le règlement de copropriété ou l'état descriptif de division et ne changent qu'en cas de modification votée.
Voir aussi : Répartir les charges par tantièmes, Calculateur d'appel de fonds par tantièmes.
Trésorerie: Argent réellement disponible sur le compte de la copropriété à un instant donné, une fois les appels encaissés et les factures payées. Elle diffère du budget, qui est une prévision, et du résultat, qui compare dépenses et provisions en fin d'exercice. Une trésorerie tendue se manifeste par des factures retardées et des relations tendues avec les prestataires ; elle provient le plus souvent d'impayés ou d'une dépense imprévue. La suivre chaque mois, en notant le solde disponible après les engagements des semaines à venir, permet d'anticiper plutôt que de subir. L'article Tenir la trésorerie de la copropriété propose une routine.
Voir aussi : Tenir la trésorerie de la copropriété, Simulateur de trésorerie et d'impayés.

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