Ce modèle sert de trame à l'appel de fonds que le syndic bénévole adresse à chaque copropriétaire : provision sur le budget prévisionnel, appel pour travaux votés ou régularisation de charges. Il se complète lot par lot. Chaque quote-part se prépare avec notre calculateur d'appel de fonds par tantièmes, selon la méthode de l'article émettre et suivre les appels de fonds.
Le présent appel de fonds est émis par le syndic bénévole de la copropriété désignée ci-dessus, au nom du syndicat des copropriétaires. Il a pour objet de demander au copropriétaire identifié le versement de sa quote-part dans les sommes nécessaires au fonctionnement ou aux travaux de l'immeuble, pour la période ou la décision indiquée dans les champs du document. Il ne constitue pas une facture pour une prestation, mais la mise en recouvrement d'une somme due au syndicat en vertu du règlement de copropriété et des décisions d'assemblée générale, à vérifier selon les textes en vigueur.
Le montant global appelé résulte, selon la nature de l'appel, du budget prévisionnel voté par l'assemblée générale, d'une résolution de travaux adoptée en assemblée, ou de la régularisation des charges de l'exercice clos après approbation des comptes. La référence de la décision concernée est indiquée dans les champs du document afin que le copropriétaire puisse la retrouver dans le procès-verbal correspondant. Le syndic tient les pièces justificatives à disposition de tout copropriétaire qui en fait la demande.
La quote-part du copropriétaire est calculée en multipliant le montant global appelé par les tantièmes attachés à son ou ses lots, puis en divisant le résultat par le total des tantièmes de la copropriété pour la clé de répartition applicable. Lorsque le règlement de copropriété prévoit plusieurs clés, par exemple pour l'ascenseur ou le chauffage, la clé utilisée est précisée sur le document. Le mode de calcul est le même que celui utilisé pour la répartition annuelle des charges par tantièmes.
Le copropriétaire est invité à verser le montant total indiqué, tenant compte le cas échéant d'un solde antérieur reporté, au plus tard à la date d'exigibilité mentionnée. Cette date correspond, pour les provisions sur budget, au premier jour de la période concernée ou à la date fixée par l'assemblée générale, et pour les travaux, aux échéances prévues par la résolution votée. Tout désaccord sur le montant doit être signalé au syndic avant cette date afin d'être examiné.
Le règlement s'effectue par virement sur le compte bancaire ouvert au nom du syndicat des copropriétaires, dont les coordonnées figurent sur le document, en indiquant en libellé le numéro du lot et la période concernée. Un règlement par chèque à l'ordre du syndicat reste possible si le syndic l'accepte. Aucun versement ne doit être adressé au syndic bénévole à titre personnel : les fonds de la copropriété sont toujours encaissés sur le compte séparé du syndicat.
À défaut de règlement à la date d'exigibilité, le syndic adresse un rappel au copropriétaire, puis une mise en demeure si le retard se prolonge. Les frais et intérêts éventuellement applicables, ainsi que la possibilité de rendre exigibles d'autres provisions, dépendent du règlement de copropriété et des règles en vigueur, à vérifier avant toute démarche. Le syndic tient à jour l'état des impayés et en informe le conseil syndical, car un retard prolongé pèse directement sur la trésorerie de la copropriété.
Pour toute question sur cet appel de fonds, le copropriétaire peut joindre le syndic bénévole aux coordonnées indiquées en tête du document. Le syndic date et signe l'appel de fonds, en conserve un exemplaire dans le dossier du copropriétaire concerné et note la date d'envoi. Un espace est réservé à la mention du mode d'envoi retenu, afin de pouvoir prouver la date de réception si un désaccord survient par la suite.
CoproKit aide les syndics bénévoles à gérer leur copropriété: appels de fonds, charges, assemblée générale et documents.
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