Comment organiser la passation quand un nouveau syndic bénévole reprend la gestion de la copropriété ?

Le changement de syndic bénévole est un moment délicat. Fait à la hâte, il fait perdre à la copropriété sa mémoire, ses justificatifs et parfois ses accès bancaires. Préparé pièce par pièce, il permet au nouveau bénévole de reprendre la gestion sans repartir de zéro.

Ce que le syndic sortant remet

La passation porte sur des documents, mais aussi sur des accès et des informations qui ne figurent nulle part. Dresser la liste, puis la parcourir ensemble, évite les oublis que l'on découvre six mois plus tard, au plus mauvais moment.

• le règlement de copropriété et l'état descriptif de division ;
• les procès-verbaux d'assemblée et les décisions encore à exécuter ;
• les comptes de l'exercice, les relevés bancaires et les appels de fonds émis ;
• les contrats d'entretien, les assurances et les coordonnées des prestataires ;
• le carnet d'entretien et les dossiers de travaux récents.

Reprendre les comptes sans zone d'ombre

Le nouveau syndic doit repartir d'un solde certain. Cela suppose d'arrêter les comptes à la date de la passation, de pointer les règlements reçus, de lister les impayés lot par lot et les factures encore à payer. Ce point de départ, écrit noir sur blanc et validé par le conseil syndical, devient la référence du suivi de la trésorerie jusqu'à la fin de l'exercice.

Les démarches des premières semaines

Une fois la désignation votée en assemblée, quelques formalités ne peuvent pas attendre. Elles concernent la banque, les prestataires et les copropriétaires, qui doivent tous savoir à qui s'adresser.

• faire modifier les pouvoirs sur le compte de la copropriété ;
• prévenir l'assureur de l'immeuble et vérifier la couverture du nouveau syndic ;
• informer les prestataires et les fournisseurs du changement d'interlocuteur ;
• annoncer la nouvelle organisation à l'ensemble des copropriétaires.

Installer la continuité

Une passation réussie se mesure à la facilité avec laquelle le nouveau bénévole prépare sa première assemblée générale. Tenir dès le départ des documents centralisés et à jour évite de revivre la même difficulté au changement suivant.