Que doit faire le syndic bénévole quand un copropriétaire vend son lot en cours d'exercice ?

La vente d'un lot ne concerne pas que le vendeur et l'acquéreur. Le syndic, même bénévole, est sollicité avant la signature, puis chargé de répartir les charges de l'exercice entre les deux copropriétaires successifs. Anticiper ces demandes évite de courir après les chiffres dans l'urgence.

Répondre aux demandes liées à la vente

Le notaire chargé de la vente interroge le syndic sur la situation du lot et sur celle de la copropriété. Il faut donc pouvoir sortir rapidement le solde du compte du vendeur, les appels de fonds émis et réglés, les travaux votés et les dossiers en cours. La nature exacte des documents à fournir et les délais applicables sont fixés par les textes en vigueur: mieux vaut les vérifier au moment de la demande plutôt que se fier à un souvenir.

Répartir les charges entre vendeur et acquéreur

Vient ensuite la question qui revient toujours: qui paie quoi sur l'exercice en cours. Le partage suit la date de la mutation, mais plusieurs points gagnent à être posés noir sur blanc dès le départ. Le calcul lui-même s'appuie sur la répartition par tantièmes du lot, que la vente ne modifie pas.

• la date de mutation portée à la connaissance du syndic ;
• les appels de fonds déjà émis et ceux qui restent à appeler ;
• le sort des sommes versées d'avance par le vendeur ;
• le traitement des travaux votés avant la vente.

Mettre la copropriété à jour

Une fois la vente réalisée, le syndic est informé du changement de propriétaire. C'est le moment de mettre à jour la liste des copropriétaires, les coordonnées de contact et le destinataire des prochains appels de fonds. Une adresse oubliée produit un impayé qui n'en est pas un, et des relances envoyées à la mauvaise personne.

Garder la trace de chaque mutation

Chaque vente laisse des pièces à conserver: correspondance avec le notaire, décompte remis aux parties, avis de changement de propriétaire. Elles rejoignent les documents de la copropriété et servent de preuve si une somme est contestée plus tard. Pour vérifier le montant appelé au nouveau propriétaire, le calculateur d'appel de fonds par tantièmes donne un repère en quelques secondes.